BAB 8
PENGEMBANGAN KEPUTUSAN & LAPORAN – LAPORAN
MANAGEMENT
8.1 MANAGER & KEPUTUSAN.
1. Perencanaan dan pengendalian
Merupakan aktifitas-aktifitas fundamental yang
biasa dilakukan olah seluruh manager.Tujuan-tujuan umum maka managemen akan
berupaya mencapai tujuan-tujuan tersebut melalui pengambilan keputusan
sehari-hari.
2. Pengambilan keputusan
Konstribusi utama seorang manager kepada
perusahaan adalah pengambilan keputusan. Ada enam tahap sistematis yang
biasanya dilakukan oleh seorang manager ketika mengambil keputusan :
- Mengidentifikasikan dan mendefinisikan
masalah
- Menentukan alternatif tindakan
- Mengevaluasi tindakan-tindakan yg mungkin
- Memilih alternatif tindakan terbaik
- Melaksanakan alternatif tindakan yg dipilih
- Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan
dirinya bahwa hasil yg
diinginkan dapat diperoleh.
3. Informasi yang berguna untuk perencanaan
dan pengendalian Informasi berbeda dengan data yaitu informasi berguna bagi
pengambil keputusan sedangkan data tidak. Data hanyalah bahan mentah untuk menghasilkan
informasi. Kegunaan informasi berasal dari pengaruhnya terhadap keyakinan
manager yang berkaitan dengan kejadian-kejadian yang relevan dengan proses
pengambilan keputusan.
Nilai dari informasi sempurna dapat dihitung
sebagai tambahan kenaikan dalam hasil yg diharapkan yg dihasilkan dari suatu
keputusan jika informasi yg sempurna tersebut. Mengenai setiap unit menyarankan
penjualan hanya dilakukan terhadap hasil produksi yg tidak cacat dan membuang
seluruh hasil produksi yg cacat.
4. Perangkat lunak untuk pengambilan keputusan
Perangkat lunak komputer telah dikembangkan
untuk membantu manager dalam pengambilan keputusan. Perangkat lunak database
membantu manager untuk mengumpulkan informasi yg relevan untuk suatu keputusan
dan memungkinkan manager untuk melakukan kueri terstruktur atas informasi dalam
database.
Perangkat luanak pendukung keputusan dan
perangkat lunak sistem ahli menyediakan bantuan dalam melakukan perhitungan dan
menyediakan saran-saran ahli mengenai keputusan managemen tertentu.
8.2 Pelaporan kepada manajemen
1. Jenis-jenis laporan
Laporan perencanaan umumnya berbentuk anggaran
dan bermanfaat untuk membantu manajer dalam mengalokasikan dan memperoleh
sumber daya untuk operasi perusahaan dimasa yang akan datang. Laporan
pengendalian membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai
rencana.Laporan operasional berfokus pada keadaan operasi sekarang dalam
perusahaan. Tujuannya utamanya adalah untuk membantu individu-individu dalam
melakukan aktivitas operasional sehari-hari.
2. Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya
Sistem ini berfokus pada pembuatan atau
penyajian laporan-laporan tradisional, yaitu laporan laba rugi, laporan posisi
keuangan. Terdapat 2 jenis sistem akuntansi biaya yaitu: sistem biaya atas order
kerja dan sistem biaya atas proses.
3. Sistem Pelaporan Akuntansi
Pertanggungjawaban
Menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam
lingkungan perusahaan dapat ditelusuri ke pertanggung jawaban individu
tertentu. Sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan
biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yg relevan.
4. Sistem Pelaporan Profitabilitas
Pelaporan ini tidak hanya bermanfaat sebagai
alat bantu dalam melakukan evaluasi. Disamping itu, pelaporan profitabilitas
memiliki keunggulan yaitu memberi pandangan kepada masing-masing manajer
mengenai konstribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara
keseluruhan.
SOAL :
1.
Apa fungsi dari menejemen?
a.
perancangan, pengambilan keputusan
& pengendalian.
b.
proses, rencana dan hasil data
c.
pembuatan konsep & pengolahan
d.
membuat laporan akhhir
jawab : a
2.
Apa yang di maksud dengan
pengambilan keputusan?
jawab : Konstribusi utama
seorang manager kepada perusahaan adalah pengambilan keputusan. Ada enam tahap
sistematis yang biasanya dilakukan oleh seorang manager ketika mengambil
keputusan :
- Mengidentifikasikan dan mendefinisikan
masalah
- Menentukan alternatif tindakan
- Mengevaluasi tindakan-tindakan yg mungkin
- Memilih alternatif tindakan terbaik
- Melaksanakan alternatif tindakan yg dipilih
- Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan
dirinya bahwa hasil yg
diinginkan dapat diperoleh.
3.
Ada 6 tahap pengambilan keputusan
apa saja?
jawab :
- Mengidentifikasikan dan mendefinisikan
masalah
- Menentukan alternatif tindakan
- Mengevaluasi tindakan-tindakan yg mungkin
- Memilih alternatif tindakan terbaik
- Melaksanakan alternatif tindakan yg dipilih
- Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan
dirinya bahwa hasil yg
diinginkan dapat diperoleh.
4.
Apa yang di maksud dengan
informasi dan perencanaan?
jawab : yaitu informasi
berguna bagi pengambil keputusan sedangkan data tidak. Data hanyalah bahan
mentah untuk menghasilkan informasi. Kegunaan informasi berasal dari
pengaruhnya terhadap keyakinan manager yang berkaitan dengan kejadian-kejadian
yang relevan dengan proses pengambilan keputusan.
5.
Apa yang di maksud dengan
perangkat lunak untuk pengambilan keputusan?
jawab : Perangkat lunak
database membantu manager untuk mengumpulkan informasi yg relevan untuk suatu
keputusan dan memungkinkan manager untuk melakukan kueri terstruktur atas
informasi dalam database.
BAB
9
PEMROSESAN FILE & KONSEP MANEJEMEN DATA
9.1 TINJAUAN SEKILAS TENTANG TEKNOLOGI
TINJAUAN SEKILAS TENTANG TEKNOLOGI
Field,Unsur Data ,Atribut dan Elemen –elemen
Istilah – istilah field,unsure data ,atribut
dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil
yang disimpan dan digunakan dalam system informasi.
Contoh – contoh field adalah
• Nama pelanggan
• Nomor tunjangan social karyawan
• Nomor pesanan pembelian
Pengelompokan logis atas field disebut catatan
(record).
NAMA CATATAN adalah nama dari catatan misalnya
pemasok atau karyawan.
OKUREENSI CATATAN adalah himpunan spesifik
nilai-nilai data untuk catatan.Contoh : KARYAWAN (NAMA, NOMOR, USIA).
Panjang catatan-tetap dan variable
Catatan dalam filed dapat memiliki panjang
yang tetap atau variable.Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct
access storage device (DASDs) adalah catatan dengan panjang-tetap.Akhir dari
catatan dengan panjang-catatan yang termuat dalam field dalam catatan itu
sendiri.
CATATAN PENJEJAK adalah perluasan dari catatan
master.
KELOMPOK BERULANG adalah kelompok field yang
berhubungan yang diulang dalam catatan dengan panjang-variabel.
Part tampak sebagai induk dari pemasok dan
lokasi karena setiap pemunculan PART akan menimbulkan lebih dari satu pemasok
atau lokasi.Secara umum, elemen tingkat tertinggi dalam diagram pohon adalah
induk ; elemen dengan tingkatan lebih rendah yang tampak pada diagram pohon
yang berkaitan dengan (atau bagian dari) induk disebut anak.
9.2 Evaluasi TEKNOLOGI DATABASE
Teknologi database berkembang sejalan dengan
perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Selama tahun 1960-an, system
mainframe berpengaruh terhadap dunia usaha Amerikaterutama dalam hal penyimpanan
dan perkembangan pesat file data. Sejak saat itu, biaya per gigabyte
penyimpanan missal terus menurun.
Pembuatan jaringan dan teknologi komunikasi
mengubah skala ekonomi pembuatan database.Teknologi komunikasi Prodigy Servvice
berdampak pada biaya database bagi banyak pelaggan, seperti halnya juga para
pembuat iklan.
9.3 SISTEM MANAJEMAN DATABASE DAN
ARSITEKTURNYA
Terdapat 3 tingkatan arsitektur yang relevan
dengan database dan manajemen database; arsitektur tingkat konseptual,
arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat fisik.
GAMBAR ARSITEKTUR DATABASE :
Isi database, Penggunaan Database
Laporan yg diinginkan, Informasi yang ingin
diketahui
Struktur data logis : Pohon (sacara hirarki),
Jaringan, dan
hubungan (relasional)
Metode” akses : Sekuensial, Sekuensial
terindeks
soal :
1.
Sebutkan contoh – contoh field?
a.
nama pelanggan, nomor tunjangan
& nomor pesanan
b.
nama mahasiswa, nama kelas dan
alamat
c.
nama perusahaan
d.
nama kelas
jawab : a
2.
Apa yang di maksud dengan nama
catatan ? nama catatan adalah nama dari catatan misalnya pemasok atau karyawan.
3.
Apa yang
di maksud dengan okureensi catatan? Okureensi catatan
adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan.Contoh : KARYAWAN
(NAMA, NOMOR, USIA).
4.
Apa yang
di maksud dengan catatan penjejak? adalah perluasan dari
catatan master.
5.
Apa yang
di maksud dengan Kelompok berulang? adalah kelompok field yang
berhubungan yang diulang dalam catatan dengan panjang-variabel.
BAB 10
SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK
10.1 SISTEM MASUKAN
SISTEM-SISTEM MASUKAN DENGAN KERTAS
Dalam beberapa system akuntansi yang
terkomputerisasi, masukan-masukan ke system akuntansi berupa dokumen sumber
yang ditulis tangan atau diketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan dan
dikirimkan ke bagian pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan
pemrosesan
Tahap pemrosesan masukan :
Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber
Dokumen-dokumen sumber seperti order
penjualan, diarsip secara manual. Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat
diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti
Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke
Pemrosesan Data
Ketiadaan atau ketidak cukupan
prosedur-prosedur pengendalian data yang dikirim dari departemen pemakai ke
departemen pemrosesan data akan merupakan kelemahan-kelemahan signifikan,
karena hal tersebut memungkinkan adanya transaksi-transaksi palsu atau tidak
terotorisasi yang masuk ke dalam system pemrosesan
Masukkan Data
Setelah dokumen seperti faktur diterima oleh
bagian pemrosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau pengetikan
dengan menggunakan terminal data atau computer personal ( PC ), kemudian
disimpan dalam disk. Setelah itu file masukan diverifikasi ( Key Verification
).
Pengeditan Data Program
Teknik perangkat lunak yang digunakan untuk
mengecek kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan.
Beberapa alasan untuk menggunakan teknik
tersebut adalah :
·
Kesalahan-kesalahan masukan yang timbul dengan melewati verifikasi
·
Kesalahan orang yang menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan
masukan penting.
·
Volume data dalam operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang
dimasukkan ke system tanpa konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis
atas seluruh data masukan.
Sistem-sistem masukan tanpa kertas
Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas
(paperless input systems), kadang disebut juga sistem masukan on-line,
transaksi-transaksi dimasukkan secara langsung kedalam jaringan komputer, dan
kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi. Oleh karena itu, memberikan
tingkat otomasi lebih tinggi daripada sistem dengan kertas.
Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas
kemungkinan ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi
fungsi-fungsi dalam masukan data tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan
dengan pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian penelaahan
dan pengendalian batch atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang
berkaitan dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dan
penelaahan) penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus dikomplementasikan
dalam sistem tanpa kertas.
Sistem Masukan Tanpa-Kertas Membutuhkan
Intervensi Manusia. Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana
para pemakai memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer.
Diantaranya, sistem masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis
seperti sistem Point-Of-Sale (POS).
Dalam sistem masukan data manual on-line, para
pemakai secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer. Dalam sistem identifikasi
otomatis, barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan kode
terbaca-mesin.
Transaksi-transaksi dengan system masukan
tanpa-kertas yang melibatkan intervensi manusia umumnya diproses melalui dua
tahapan: entri data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer
pusat.
Memasukkan Data dan Edit Data. Seringkali
dilakukan pada saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan
diproses segera atau kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan data
harus dilakukan.
Transfer Ke Sistem Komputer Pusat.
Transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke komputer pusat
melalui beberapa jenis terminaldata yang berkaitan.
Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang Tidak
Membutuhkan Intervensi Manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh.
Salah satu aplikasi teknologi ini adalah networked vending machine (NVM)
SISTEM PEMROSESAN BERDASAR-KERTAS
Pada dasarnya seluruh sistem berdasar-kertas
untuk memproses transaksi akan berorientasi-batch. Dalam sistem pemrosesan
berorientasi-batch, transaksi transaksi dimasukkan ke dalam komputer ( seperti
di bahas sebelumnya ) dalam bentuk batch. Batch-batch ini kemudian diproses
secara periodik. Contoh pemrosesan batch adalah laporan jam mingguan untuk
membuat cek pembayaran pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master
hutang dagang, dan pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk
piutang dagang. Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi
jumlah transaksi yang banyak.
Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran
File Secara Berurutan
Banyak sistem berdasar-kertas, yang
berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutanuntuk memutakhirkan
file induk dan biasanya mencakup tahap tahap berikut ini :
·
Penyiapan file transaksi .
·
Pemutakhiran file induk.
·
Pemutakhiran buku besar.
Penyiapan laporan buku besar
System pemrosesan tanpa-kertas
Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik
pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat
waktu kadang-kadang disebut online real time processing. Transaksi-transaksi
diproses pada saat dimasukan kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat
waktu dibahas berikut ini dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas.
Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas
Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas
mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan
utamanya adalah bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi
secara elektronis.
Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan
tanpa-kertas
Keuntungan utama adalah system tanpa kertas
adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time
systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera
pula menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi
individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut
pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu
Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS
·
Inquiry/response systems,
·
Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka
hanya meminta informasi
·
System pemrosesan file,
·
Sistem pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai
juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interaktif
Sistem keluaran dengan kertas
Sebagian besar sistem dengan kertas, dan
berorietasi-batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume
keluaran yang besar. Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai
untuk akses-random, sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau
rangkapan microfiche dari seluruh file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil
cetakan keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo
pelnaggan individual.
SISTEM KELUARAN TANPA KERTAS
Sistem Tanpa kertas yang online dan tepat waktu cenderung menghasilkan
sangat sedikit keluaran. Sistem tersebut hampir dapat dikatakan sangat cocok
untuk perusahaan berukuran sangat, besar karena sangat tidak praktisuntuk
mencetak keluaran yang mungkin mencakup banyak sekali dokumen / catatan.
Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek
bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut
telah didistribusikan secara memadai
Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali
dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE kerap merupakan
bagian dari fungsi Audit Interen perusahaan. Register distribusi keluaran
dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini dan dokumentasi yang
berkaitan harus di telaah secara periodik di fungsi aufit intern perusahaan
Soal :
1. Sebutkan Tahap pemrosesan masukan
kecuali?
a. Penyiapan dan
Pelengkapan Dokumen Sumber
b. Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan Data
c. Masukkan Data
d. Pengeditan basis data
jawab : d
2. Apa yang di maksud Keuntungan utama?
adalah system tanpa kertas adalah memungkinkan
untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs)
memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan
keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai
kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan
langsung atau pemrosesan tepat-waktu
3. jelaskan alasan - alasan mengapa menggunakan teknik masukan data?
·
Kesalahan-kesalahan masukan yang timbul dengan melewati verifikasi
·
Kesalahan orang yang menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan
masukan penting.
·
Volume data dalam operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang
dimasukkan ke system
4. mengapa pemrosesan file sekuensial
menghasilkan volume keluaran yang besar?
Karena
sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random, sistem
tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari seluruh
file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil cetakan keluaran file piutang
dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelnaggan individual.
5. Apa Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS?
Jawab :
·
Inquiry/response systems,
·
Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka
hanya meminta informasi
·
System pemrosesan file,
·
Sistem pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai
juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interaktif
